Estimados(as) Vecinos(as)

Con la finalidad de facilitar la realización de actividades que benedicien la vida en Comunidad de nuestro Edificio, queremos comunicar la forma de proceder ante solicitudes de esta índole.

Si algún residente tiene alguna idea, proyecto, aporte, actividad u otro, que vaya directamente en beneficio de nuestra Comunidad, el Comité de Administración agradecería formalizarla via correo electrónico a comite@jardinesdesantaisabel.cl , siguiendo los tips que se dejan a continuación.

 

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• PRESENTACIÓN DE LA IDEA Y/O ACTIVIDAD

La idea debe ser clara, concreta y realizable, de manera que poder evaluar su ejecución considerando todas las variables involucradas.

• RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN

Por razones de tiempo, resulta impracticable para el Comité de Administración estar liderando cada Actividad propuesta, razón por la cual, y en la eventualidad que un grupo de vecinos (residentes) quiera llevar a cabo una de ellas, agradeceríamos que definan una persona responsable.  El Comité de Administración se comunicará siempre con esta persona, ya sea para realizar consultas o entregar información relacionada.

• LIDERAZGO DE INICIATIVAS

Para evitar que muchas buenas iniciativas queden solo en «ideas», cada actividad debe ser liderada íntegramente por la persona responsable de la misma, vale decir, no solo realizando consultas previas, sino también concretar otros aspectos importantes en la misma:

1. Evaluar posible lugar para la realización.
2. Realizar cotizaciones en caso de requerir inversiones.
3. Generar las instancias de difusión para asegurar la participación de los vecinos (Afiches u Otros).
4. Etc.

• GESTIÓN Y CONTROL DE HITOS.

La persona responsable debe necesariamente gestionar y controlar que los procesos de realización de la actividad se vayan ejecutando en periodos de tiempo adecuados. Muchas veces el Comité de Administración, aun con la mejor de las voluntades, se ve imposibilitado de responder a la brevedad cada consulta, y cuando existen temas críticos que resolver en el Edificio, todas esas consultas pasan inmediatamente a la cola, quedando a veces, en el olvido.

Es muy importante que en la eventualidad de no recibir pronta respuesta ante una iniciativa, los vecinos involucrados y particularmente el responsable de la actividad, no la de por muerta antes de tiempo e insista en contactarnos por los medios oficiales. Estamos tratando de sacar adelante el Edificio y el tiempo es un bien bastante escaso.

 

• FORMALIZACIÓN DE IDEAS

Si bien muchas actividades pueden ser planteadas de manera verbal, es muy importante para el Comité de Administración que ellas también sean hechas por escrito al correo antes mencionado. A veces, nos ubicamos de nombre, de cara o por alguna característica en particular, pero al no contar con información certera de una via oficial para comunicarnos con los residentes interesados, las aprobaciones, reparos, observaciones o sugerencias, tardan mas de la cuenta en ser entregados.

Con un correo de por medio, nos facilita enormemente a todos la tarea y evitamos que una idea planteada en una conversación, quede solo en eso.

 

• FECHAS CLARAS

Cada idea o actividad propuesta, debe adjuntar información referente a la fecha en que piensan hacerla. El Comité de Administración no puede imponer fechas porque son los mismos residentes interesados quienes deben evaluar en que momento conviene hacerlas para asegurar un éxito en la misma.

En la eventualidad que las fechas propuestas estén en conflicto con otra actividad y que al realizarse juntas pueda existir un problema logístico o funcional en el Edificio, esto será informado al responsable de cada actividad, para asi poder llegar a un acuerdo y asegurar que cada iniciativa se desarrolle de la mejor forma posible.

 

• BENEFICIARIOS

Cada actividad propuesta, debe tener como principal beneficiarios, a los residentes de nuestro Edificio. Por razones de seguridad, es bastante complicado autorizar eventos masivos de acceso público, porque nuestro personal no daría abasto para controlar y tampoco está en sus funciones prioritarias, controlar eventos particulares.

• USO DE AREAS COMUNES

El uso de areas comunes en actividades comunitarias masivas estará condicionada a que no afecte en alguna medida la tranquilidad de los vecinos, el libre acceso a ellas u otras actividades agendadas con anterioridad.

 

• ALCANCE DE LA RESPONSABILIDAD

Cada persona responsable de una actividad grupal, debe asegurarse de velar por el entorno en que se realiza y la forma en que se hace. Cada lugar dispuesto para realizar actividades especiales, debe ser entregado en las mismas condiciones en las que se recibió.

 

• DIFUSIÓN OFICIAL

Cuando se trate de una actividad comunitaria oficial, organizada, autorizada y con una persona responsable definida, el Comité de Administración (como representantes de la Comunidad), no tiene ningun problema en instruir al Administrador para la autorización en la instalación de afiches o comunicados, de esa manera, prevenimos que por desonocimiento, el personal del edificio los retire.

Adicionalmente si es necesario publicitar la actividad por nuestro Sitio Web oficial (donde todos los suscriptores son notificados por correo), también podemos hacerlo.

Una vez oficializada la actividad, la persona responsable de dicho evento, deberá imprimir y coordinar con el Adminstrador del Edificio la publicación de afiches o comunicados, tanto en número y ubicaciones en las áreas comunes.

 

• COMENTARIOS FINALES

El Comité de Administración tiene como una de sus funciones principales, velar por el cumplimiento de la Ley de Copropiedad, reglamento de copropiedad y reglamento interno. La principal razón para requerir la formalización de actividades comunitarias es netamente, procurar que las mismas no afecten negativamente a otros vecinos ni vayan en contra de lo que la Ley o Reglamentos permiten.

El Comité de Administración del Edificio Jardines de Santa Isabel, tiene toda la voluntad para ayudar a que actividades positivas para el edificio puedan ser concretadas, sobre todo si estas están bien organizadas, alguien se hace responsable por las mismas, y ayudan a impulsar un espíritu colaborativo y de sana convivencia.